Hoe lang administratie bewaren? Een overzicht per documentsoort
Uw offerte, gratis en vrijblijvend
Een persoonlijke prijs van het verhuisbedrijf dat Venlo al sinds 1910 kent. Vertel kort waar u vandaan komt, waar u naartoe gaat en wanneer u de sleutel krijgt, dan nemen wij binnen 24 uur contact met u op en ontvangt u een offerte waarin precies staat wat wij doen en wat het kost.
Een ondernemer moet zijn administratie 7 jaar bewaren en gegevens over onroerende zaken 10 jaar. Een particulier heeft geen bewaarplicht, maar omdat de Belastingdienst tot 5 jaar terug kan navorderen (12 jaar bij inkomsten of vermogen uit het buitenland), is het verstandig de administratie in ieder geval 5 jaar te bewaren.
Voor ondernemers is dat een plicht uit de wet. Voor particulieren is het een advies dat volgt uit de termijn waarin de Belastingdienst nog kan navorderen. Hoe lang een stuk precies moet blijven, hangt verder af van de documentsoort en van het moment waarop de termijn begint. Bewaart uw bedrijf veel stukken die u zelden raadpleegt, dan leest u op de pagina over archiefopslag voor bedrijven hoe De Kievit archief verhuist en opslaat.
Bewaarplicht of verstandig bewaren: ondernemer en particulier
Of u moet bewaren, hangt af van wie u bent. De Algemene wet inzake rijksbelastingen noemt twee groepen administratieplichtigen: lichamen, en natuurlijke personen die een bedrijf of zelfstandig een beroep uitoefenen. Heeft u een eenmanszaak of werkt u als zzp'er, dan valt de administratie van uw onderneming onder die plicht.
Voor rechtspersonen, zoals een bv, nv, stichting of vereniging, staat in het Burgerlijk Wetboek dat het bestuur de boeken en bescheiden zeven jaren bewaart.
Bent u particulier, dan hoeft u volgens de Belastingdienst geen boekhouding of administratie bij te houden, en heeft u geen bewaarplicht. Wel is het verstandig om bonnetjes, bankafschriften en andere bewijsstukken te bewaren. De Belastingdienst kan erom vragen, bijvoorbeeld om een aftrekpost te controleren.
Elke termijn in dit artikel staat met zijn bron erbij. De termijnen vervangen geen advies over uw eigen situatie: twijfelt u, vraag het dan na bij de Belastingdienst of bij uw belastingadviseur.
Ondernemer
Ondernemer: 7 jaar, onroerende zaken 10 jaar
Als ondernemer bent u verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken bewaart u 10 jaar. Zo staat het bij de Belastingdienst over administratie bewaren. Ook Rijksoverheid schrijft dat bedrijven en zelfstandigen hun administratie 7 jaar moeten bewaren, en sommige gegevens 10 jaar.
Ook het eenloketsysteem (One Stop Shop) kent een termijn van 10 jaar. Heeft u gekozen voor de Unieregeling of de Invoerregeling, dan geldt voor de leveringen en diensten die daaronder vallen een bewaarplicht van 10 jaar. De Unieregeling is er voor ondernemers in Nederland die goederen of diensten in de EU leveren aan klanten die geen btw-aangifte doen, bijvoorbeeld bij verkoop via internet aan particulieren in Duitsland en België (Belastingdienst over het eenloketsysteem).
Met de Belastingdienst kunt u afspraken maken over kortere termijnen, maar niet voor de basisgegevens: die bewaart u altijd 7 jaar (Belastingdienst, hoe lang moet u gegevens bewaren). Welke gegevens daaronder vallen, ziet u in de tabel in de volgende paragraaf.
Waar de termijnen in de wet staan
- Algemene wet inzake rijksbelastingen, artikel 52 lid 4: administratieplichtigen bewaren hun gegevensdragers zeven jaar, voor zover een belastingwet niets anders bepaalt.
- Burgerlijk Wetboek, artikel 3:15i, administratieplicht van ondernemers: wie een bedrijf of zelfstandig een beroep uitoefent, voert een administratie en bewaart de boeken. De bewaarregel voor rechtspersonen geldt daarbij overeenkomstig, dus ook zeven jaren.
- Burgerlijk Wetboek, artikel 2:10 lid 3, boekhouding van rechtspersonen: het bestuur bewaart boeken, bescheiden en andere gegevensdragers zeven jaren.
- Wet op de omzetbelasting, artikel 34a, onroerende zaken: de ondernemer bewaart boeken en bescheiden over onroerende zaken negen jaren, volgende op het jaar waarin hij het goed is gaan gebruiken. Telt u het jaar van ingebruikname mee, dan komt u op tien kalenderjaren; dat sluit aan bij de 10 jaar van de Belastingdienst. Heeft u een onroerende zaak met btw gekocht, dan loopt ook de herziening van btw over het jaar van ingebruikname en de 9 daaropvolgende boekjaren: verandert het gebruik of verkoopt u de zaak binnen die periode, dan kan dat gevolgen hebben voor de btw die u wel of niet heeft afgetrokken (Belastingdienst over herziening van btw).
- Wet op de omzetbelasting, artikel 28sj, Unieregeling: de boekhouding wordt bewaard tot tien jaar na afloop van het jaar waarin de handeling is verricht.
Zakelijke stukken per documentsoort
Facturen die u verstuurt of ontvangt, bewaart u 7 jaar, en facturen over onroerende zaken 10 jaar. U bewaart ze in de vorm waarin u ze heeft verstuurd of ontvangen: digitale facturen drukt u dus niet af, maar slaat u digitaal op (Belastingdienst over facturen bewaren). Bewaart u gegevens digitaal, dan zorgt u ervoor dat de Belastingdienst uw programma's en bestanden bij een controle kan gebruiken (Belastingdienst, hoe bewaart u uw administratie).
Bankafschriften, de kasadministratie met kassabonnen, uw contracten en overeenkomsten, agenda's en afsprakenboeken en correspondentie zoals brieven en e-mails horen volgens Ondernemersplein bij de bedrijfsadministratie, op papier en digitaal. Ze vallen dus onder de 7 jaar van die administratie. Voor ieder bedrag dat van uw rekening wordt afgeschreven of bijgeschreven, bewaart u de bon of factuur die erbij hoort.
Voor personeel gelden eigen regels. Gaat een werknemer uit dienst, dan bewaart u de kopie van zijn identiteitsbewijs minstens 5 jaar; die 5 jaar gaan in na het kalenderjaar waarin hij uit dienst ging, en daarna vernietigt u de kopie (Ondernemersplein over het identiteitsbewijs en Rijksoverheid over de identificatieplicht). Het personeelsdossier mag u volgens de KVK maximaal 2 jaar bewaren. Salarisgegevens en loonbelastingverklaringen moet u langer bewaren: die horen bij de loonadministratie.
Bewaartermijnen voor ondernemers, per documentsoort
| Documentsoort | Termijn | Wanneer de termijn begint | Bron | Praktisch |
|---|---|---|---|---|
| Basisgegevens: grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, voorraadadministratie, in- en verkoopadministratie, loonadministratie en gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing van derden | 7 jaar, altijd | Zodra het gegeven niet meer actueel is | Belastingdienst, gegevens bewaren | Een kortere termijn is voor basisgegevens niet mogelijk |
| Overige gegevens | 7 jaar, of korter na een afspraak met de Belastingdienst | Zodra het gegeven niet meer actueel is | Belastingdienst, gegevens bewaren | Korter alleen als u dat met de Belastingdienst afspreekt |
| Verstuurde en ontvangen facturen | 7 jaar | Zodra het gegeven niet meer actueel is | Belastingdienst, facturen bewaren | In de vorm waarin u ze verstuurde of ontving; digitale facturen digitaal |
| Facturen en gegevens over onroerende zaken | 10 jaar | Volgens de wet: negen jaren, volgende op het jaar waarin u het goed bent gaan gebruiken | Belastingdienst, administratie bewaren en Wet op de omzetbelasting | Ook rechten op onroerende zaken vallen eronder |
| Gegevens over het eenloketsysteem (Unieregeling of Invoerregeling) | 10 jaar | Volgens de wet, bij de Unieregeling: na afloop van het jaar waarin de handeling is verricht | Belastingdienst, administratie bewaren | Geldt alleen als u voor deze regeling heeft gekozen |
| Bankafschriften, kasadministratie en kassabonnen, contracten en overeenkomsten | 7 jaar, als deel van de administratie | Zodra het gegeven niet meer actueel is; een leasecontract van 4 jaar bewaart u die 4 jaar, daarna begint de termijn van 7 jaar | Ondernemersplein, administratie onderhouden | Bij elk bedrag op de rekening de bon of factuur die erbij hoort |
| Urenregistratie voor het urencriterium | Geen aparte termijn; valt onder de 7 jaar van de administratie | Zodra het gegeven niet meer actueel is | Belastingdienst, gegevens bewaren | Uren van uzelf en eventueel uw fiscale partner, bewaard in de administratie |
| Kopie identiteitsbewijs van een werknemer | Minstens 5 jaar | Na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst ging | Ondernemersplein, identiteitsbewijs bewaren | Na afloop vernietigt u de kopie |
| Personeelsdossier | Maximaal 2 jaar | De bron noemt geen startmoment | KVK, personeelsdossier | Salarisgegevens en loonbelastingverklaringen langer: zij horen bij de loonadministratie (7 jaar) |
| Boeken en bescheiden van een rechtspersoon | 7 jaar | De bron noemt geen startmoment | Burgerlijk Wetboek, rechtspersonen | Een plicht van het bestuur |
Termijnen in jaren, peildatum . Bij bankafschriften, contracten en de urenregistratie noemt geen bron de 7 jaar in dezelfde zin: ze vallen eronder omdat ze bij de administratie horen.
Particulier
Particulier: geen bewaarplicht, wel 5 jaar verstandig
Als particulier heeft u geen bewaarplicht. Toch is het verstandig om stukken een tijd te houden, omdat de Belastingdienst tot 5 jaar terug belasting mag navorderen. Daarom raadt Rijksoverheid aan uw administratie, zoals bankafschriften en loonstrookjes, in ieder geval 5 jaar te bewaren.
Een navorderingsaanslag kunt u krijgen binnen 5 jaar na het einde van het belastingtijdvak, meestal het kalenderjaar, of binnen 5 jaar nadat uw belastingschuld is ontstaan (Belastingdienst over de navorderingsaanslag). Wettelijk staat die termijn in artikel 16 lid 3 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen. In deze gevallen loopt de termijn anders:
- Inkomsten of vermogen uit het buitenland: de Belastingdienst moet de navorderingsaanslag dan opleggen binnen 12 jaar na het einde van het belastingtijdvak waarin de belastingschuld ontstond. Dat staat in artikel 16 lid 4 van dezelfde wet.
- Uitstel voor uw aangifte: de periode van het uitstel telt bij de navorderingstermijn van dat jaar op.
- Aangifte vlak voor het einde: dient u binnen 6 maanden voor het aflopen van de vijfjaarstermijn een aangifte in, of vraagt u in die 6 maanden om een uitnodiging tot aangifte, dan wordt de termijn met 6 maanden verlengd.
- Erfbelasting: de termijn van 5 jaar start op de dag nadat het overlijden bij de gemeente is geregistreerd.
Dit zijn termijnen voor de Belastingdienst, geen bewaartermijnen voor u. Het advies van 5 jaar volgt uit de gewone termijn. Geldt voor u een langere termijn, dan kan de Belastingdienst ook langer terug.
Privéstukken per documentsoort
Moet u als particulier bankafschriften bewaren? Verplicht is het niet, maar de Belastingdienst en Rijksoverheid noemen ze als voorbeeld van stukken die u verstandig kunt bewaren, volgens Rijksoverheid in ieder geval 5 jaar. Trekt u zorgkosten af, dan geldt een concrete termijn. Bewaar dan uw rekeningen, de overzichten van uw zorgverzekeraar en uw bankafschriften vijf jaar na afloop van het kalenderjaar, en tel uitstel voor uw aangifte erbij op (Belastingdienst, voorwaarden aftrek zorgkosten).
Voor aankoop- en garantiebewijzen bestaat geen wettelijke garantietermijn, omdat het ene product langer meegaat dan het andere. Gaat er binnen 12 maanden na aankoop iets mis, dan moet de verkoper bewijzen dat het uw schuld is; daarna moet u zelf bewijzen dat het aan het product ligt (Rijksoverheid over garanties). Een fabrieks- of verkopersgarantie komt bovenop de wettelijke garantie, en in het garantiebewijs staat waar u recht op heeft en voor welke periode. Bij een consumentenkoop is een kennisgeving van een gebrek binnen 2 maanden na de ontdekking op tijd, en een rechtsvordering verjaart 2 jaar na die kennisgeving (Burgerlijk Wetboek, klacht bij een consumentenkoop).
Bent u de koopakte van uw huis kwijt, dan kunt u hem opvragen. De akte van levering is bij de koop door de notaris ingeschreven bij het Kadaster en is daar te krijgen vanaf € 19,85, met levering binnen 2 werkdagen (Kadaster over een kwijtgeraakte koopakte, peildatum ). Voor hypotheekstukken is geen officiële bewaartermijn gevonden. De hypotheekrenteaftrek voor een lening loopt maximaal 30 jaar vanaf het afsluiten (Belastingdienst over hypotheekrente), maar dat is geen bewaartermijn.
Het Nibud geeft huishoudens een opruimadvies, geen wettelijke regel. Het Nibud adviseert salaris- en uitkeringsstrookjes na 2 jaar weg te doen, de jaarafrekeningen van energiebedrijven na 3 jaar, en de belastingaangifte, pensioenoverzichten en jaaroverzichten van werk en uitkeringen na 5 jaar. Voor loonstrookjes is dat korter dan de 5 jaar die Rijksoverheid voor de administratie aanraadt; dit artikel houdt Rijksoverheid als hoofdlijn aan.
Voor een huurcontract, de zorgpolis en stukken over toeslagen is geen officiële bewaartermijn gevonden. Dit artikel noemt daarvoor dus ook geen termijn; bij toeslagen staan in de tabel wel de termijnen voor een nieuwe berekening of een herziening.
Privéstukken per documentsoort: plicht, advies of geen regel
| Documentsoort | Termijn of advies | Wanneer de termijn begint | Bron | Praktisch |
|---|---|---|---|---|
| Bankafschriften, bonnetjes en loonstrookjes | Geen plicht; advies: in ieder geval 5 jaar | Het advies noemt geen startmoment; de navordering telt vanaf het einde van het belastingtijdvak | Belastingdienst, informatieplicht en Rijksoverheid, financiële administratie | De Belastingdienst kan erom vragen, bijvoorbeeld bij een aftrekpost |
| Aangifte en aanslagen inkomstenbelasting | Geen plicht; navordering binnen 5 jaar, of 12 jaar bij inkomsten of vermogen uit het buitenland | Na het einde van het belastingtijdvak (meestal het kalenderjaar); uitstel telt op, en 6 maanden erbij bij een aangifte vlak voor het einde | Belastingdienst, navorderingsaanslag | Het Nibud adviseert de belastingaangifte na 5 jaar weg te doen |
| Loonstroken en jaaropgaven | Geen plicht; Rijksoverheid: administratie in ieder geval 5 jaar | Niet genoemd | Rijksoverheid, financiële administratie en Nibud, administratie bijhouden | Nibud-advies: salarisstrookjes na 2 jaar weg, jaaroverzichten van werk en uitkeringen na 5 jaar |
| Zorgkosten die u aftrekt: rekeningen, overzichten van de zorgverzekeraar en bankafschriften | 5 jaar | Na afloop van het kalenderjaar; uitstel voor de aangifte telt op | Belastingdienst, aftrek zorgkosten | De Belastingdienst heeft een checklist zorgkosten |
| Toeslagen | Geen officiële bewaartermijn gevonden | Een nieuwe berekening (bij andere gegevens dan het inkomen) of een herziening kan tot 5 jaar na het toeslagjaar | Belastingdienst, toeslag laten herzien en Belastingdienst, definitieve berekening | Bij een verzoek om herziening stuurt u kopieën van de bewijsstukken mee |
| Garantie- en aankoopbewijzen | Geen wettelijke garantietermijn | Vanaf de aankoop: binnen 12 maanden moet de verkoper bewijzen dat het uw schuld is | Rijksoverheid, garanties | Praktisch, geen regel uit de bron: bewaar het garantiebewijs zolang de extra garantie loopt |
| Koopakte van de woning | Geen officiële bewaartermijn gevonden | Niet van toepassing | Kadaster, koopakte kwijt | Op te vragen bij het Kadaster, vanaf € 19,85 |
| Hypotheekstukken | Geen officiële bewaartermijn gevonden | Niet van toepassing | Belastingdienst, hypotheekrente | Hypotheekrenteaftrek maximaal 30 jaar vanaf het afsluiten: context, geen bewaartermijn |
| Huurcontract | Geen officiële bron gevonden | Niet van toepassing | Geen officiële bron gevonden | Geen advies uit een officiële bron |
| Zorgpolis | Geen officiële bron gevonden | Niet van toepassing | Geen officiële bron gevonden | Trekt u zorgkosten af, zie dan de rij over zorgkosten |
| Pensioenoverzichten en jaarafrekeningen van energiebedrijven | Geen plicht; Nibud-advies: pensioenoverzichten na 5 jaar weg, jaarafrekeningen van energiebedrijven na 3 jaar | Niet genoemd | Nibud, administratie bijhouden | Advies, geen wet |
| Stukken na een overlijden | Geen officiële bewaarregel gevonden | Erfbelasting: de navorderingstermijn van 5 jaar start op de dag nadat het overlijden bij de gemeente is geregistreerd | Belastingdienst, navorderingsaanslag | Geen bewaarregel voor de stukken van de overledene gevonden |
| Kopie van uw paspoort | Geen termijn; niet meer nodig, dan vernietigen | Niet van toepassing | Rijksoverheid, identiteitsfraude voorkomen | Bijvoorbeeld met een shredder |
Termijnen in jaren, tenzij anders vermeld; peildatum . Waar geen officiële termijn bestaat, staat dat in de tabel. Nibud-adviezen zijn adviezen, geen wet.
Wanneer begint de termijn, en wat mag weg?
Voor ondernemers begint de termijn niet op een vaste datum. De Belastingdienst gebruikt de actuele waarde van een gegeven: zolang gegevens actueel blijven, horen ze bij de administratie, en pas als de actualiteitswaarde vervalt, begint de bewaartermijn (Belastingdienst, administratie bewaren). Het officiële voorbeeld is een leasecontract dat 4 jaar loopt. Dat contract bewaart u die 4 jaar in uw administratie, en pas daarna begint de bewaartermijn van 7 jaar.
Voor particulieren telt het einde van het belastingtijdvak, meestal het kalenderjaar. Uitstel voor de aangifte schuift die grens op, en een aangifte in de laatste 6 maanden voegt 6 maanden toe. Bij toeslagen geeft de Belastingdienst zelf een voorbeeld met jaartallen: krijgt u op 1 juli 2025 een definitieve berekening over uw zorgtoeslag 2024, dan kunt u tot 5 jaar na 31 december 2024 om herziening vragen, en moet uw verzoek uiterlijk op 31 december 2029 binnen zijn (Belastingdienst over een toeslag laten herzien).
Welk jaar mag weg?
Geen van de bronnen noemt een jaartal dat u dit jaar zonder meer kunt weggooien. Dat hangt af van het stuk zelf: is het zakelijk of privé, wanneer was het niet meer actueel, en speelt uitstel of buitenlands inkomen mee? Tel daarom per stapel zelf:
- Bepaal of het stuk bij een onderneming hoort (plicht) of privé is (advies).
- Zoek de termijn op in de tabel voor ondernemers of in de tabel met privéstukken.
- Bepaal het beginmoment: wanneer het gegeven niet meer actueel was, of wanneer het belastingtijdvak eindigde.
- Tel uitstel voor de aangifte erbij, en de 6 maanden bij een aangifte vlak voor het einde. Bij inkomsten of vermogen uit het buitenland geldt 12 jaar.
- Twijfelt u, bewaar het stuk dan en vraag het na bij de Belastingdienst of uw adviseur.
Een eigen rekenvoorbeeld met deze stappen: een zakelijk contract dat eind 2018 afliep, was vanaf dat moment niet meer actueel. U bewaart het dan 7 jaar, van 2019 tot en met 2025, en in 2026 mag het weg; gaat het om onroerende zaken of het eenloketsysteem, dan geldt 10 jaar.
Verhuismateriaal
Rolcontainers en archiefbakken, op tijd bij u
Wij zetten de rolcontainers, archiefbakken en computerboxen vooraf in uw pand neer, zodat elke afdeling zelf kan inpakken en op de verhuisdag alles per afdeling bij elkaar blijft. Na afloop halen wij ze weer op. Heeft uw archief tijdelijk of langer een andere plek nodig? Lees meer over onze archiefopslag.
Opruimen en vernietigen
Papier met persoonsgegevens dat weg mag, hoort niet zomaar bij het oud papier. Oplichters kunnen in uw afval zoeken naar loonstrookjes, jaaropgaven of verzekeringspapieren. Rijksoverheid raadt aan oude documenten met identiteits- en adresgegevens te versnipperen of te verscheuren, en gegevens op oude computers en telefoons te vernietigen. Een kopie van uw paspoort die u niet meer nodig heeft, vernietigt u, bijvoorbeeld met een shredder.
Het Nibud adviseert maart als een goed moment om op te ruimen, omdat u dan toch veel opzoekt voor de belastingaangifte. Tot de belangrijke documenten rekent het Nibud onder meer hypotheekpapieren, pensioengegevens, verzekeringspolissen, het testament, contracten van abonnementen en garantiebewijzen. Een termijn geeft het Nibud daar niet bij.
Voor bedrijven geldt een extra grens. Persoonsgegevens mag u niet langer bewaren dan nodig is: wilt u ze langer houden dan de verplichte termijn van 7 of 10 jaar, dan heeft u daar een goede reden voor nodig, en zijn ze niet meer nodig, dan gooit u ze weg of maakt u ze anoniem (Ondernemersplein, administratie onderhouden). Rijksoverheid raadt bedrijven aan regels op te stellen voor het bewaren en weggooien van documenten, gevoelige documenten goed op te bergen en alleen medewerkers toegang te geven die ze echt nodig hebben.
Staat er een verhuizing gepland, dan scheelt het werk om vooraf te sorteren: wat moet blijven, gaat mee, en wat weg mag, hoeft u niet in te pakken. Meer daarover leest u bij spullen wegdoen voor een verhuizing. Over de voorbereiding leest u meer op de pagina over particulier verhuizen. Moeten spullen tijdelijk ergens anders staan, dan vindt u informatie bij inboedelopslag.
Archief
Archief dat moet blijven maar zelden opengaat
Na het sorteren kan er een stapel overblijven die nog jaren moet blijven, maar die u zelden nodig heeft, zoals afgesloten boekjaren met hun termijn van 7 of 10 jaar. De Kievit verzorgt archiefverhuizing en archiefopslag voor bedrijven. Op die pagina staat het uitgangspunt: dossiers die u weinig raadpleegt, nemen soms jarenlang ruimte in op kantoor, en externe archiefopslag kan die ruimte vrijmaken.
Hoe lang u een stuk moet bewaren en hoe vaak u het nodig heeft, zijn twee verschillende vragen. De termijn bepaalt hoe lang het blijft; het gebruik bepaalt waar het kan staan.
Voor een aanvraag vraagt De Kievit een schatting van de hoeveelheid: het aantal archiefdozen of de strekkende meters, dat is de totale lengte die uw mappen naast elkaar op de planken innemen. Bespreek vooraf wie inpakt, hoe de dozen herkenbaar blijven en wanneer het archief kan worden overgebracht. Ook tijdens de opslag kunt u een dossier nodig hebben; geef daarom aan hoe vaak u stukken verwacht te raadplegen en hoe snel u ze dan nodig heeft.
Vraag bij de offerte hoe eventuele ophaalritten, tussentijdse opvragen, extra archief en het terugbrengen aan het einde van de opslag worden berekend. Heeft u ook een vraag over registratie, selectie of vernietiging van stukken, neem die dan mee in uw aanvraag. Dan kan duidelijk worden welke werkzaamheden mogelijk zijn en welke afspraken daarvoor nodig zijn.
Om dozen later terug te vinden, kunt u per doos de documentsoort en het boekjaar noteren; hoe u dozen herkenbaar labelt, staat bij de inpaktips. In de tabel voor ondernemers ziet u dan hoe lang die soort moet blijven. Verhuist uw hele organisatie, lees dan ook over kantoorverhuizing.
Veelgestelde vragen
Vragen over bewaartermijnen
De antwoorden hieronder vatten de termijnen uit dit artikel kort samen. Andere vragen over een verhuizing of opslag beantwoordt De Kievit bij de veelgestelde vragen over verhuizen en opslag.
Wat zijn de wettelijke bewaartermijnen?
Voor ondernemers is de hoofdregel 7 jaar, en gegevens over onroerende zaken bewaart u 10 jaar. De 7 jaar staan in de Algemene wet inzake rijksbelastingen, en het Burgerlijk Wetboek laat het bestuur van een bv, nv, stichting of vereniging de boeken en bescheiden zeven jaren bewaren. De 10 jaar voor onroerende zaken, en voor leveringen en diensten onder de Unieregeling of de Invoerregeling, noemt de Belastingdienst. Particulieren hebben volgens de Belastingdienst geen bewaarplicht.
Hoe lang moet u facturen bewaren?
Facturen die u als ondernemer verstuurt of ontvangt, bewaart u 7 jaar, en facturen over onroerende zaken 10 jaar. Zo staat het bij de Belastingdienst, die er ook bij zegt dat u ze bewaart in de vorm waarin u ze heeft verstuurd of ontvangen. Een digitale factuur drukt u dus niet af, maar slaat u digitaal op.
Moet u als particulier bankafschriften bewaren?
Verplicht is het niet, maar wel verstandig: Rijksoverheid raadt aan uw administratie, zoals bankafschriften en loonstrookjes, in ieder geval 5 jaar te bewaren, omdat de Belastingdienst tot 5 jaar terug mag navorderen. Trekt u zorgkosten af, dan bewaart u volgens de Belastingdienst uw rekeningen, de overzichten van uw zorgverzekeraar en uw bankafschriften vijf jaar na afloop van het kalenderjaar, en telt u uitstel voor uw aangifte erbij op. Als ondernemer horen bankafschriften bij uw administratie, en die bewaart u 7 jaar.
Welk jaar van uw administratie mag weg?
Geen van de bronnen noemt een jaartal dat u zonder meer kunt weggooien: dat hangt af van wanneer de termijn begint. Voor ondernemers begint die volgens de Belastingdienst pas als een gegeven niet meer actueel is; een voorbeeld met een leasecontract staat bij wanneer de termijn begint. Voor particulieren telt het einde van het belastingtijdvak, meestal het kalenderjaar; uitstel voor de aangifte schuift die grens op, en bij inkomsten of vermogen uit het buitenland geldt een navorderingstermijn van 12 jaar. Twijfelt u, bewaar het stuk dan en vraag het na bij de Belastingdienst of uw adviseur.
Hoe lang bewaart u stukken na een overlijden?
Voor de stukken van een overledene is geen officiële bewaarregel gevonden. Wel noemt de Belastingdienst een termijn voor de erfbelasting: de navorderingstermijn van 5 jaar start op de dag nadat het overlijden bij de gemeente is geregistreerd. Dat is een termijn voor de Belastingdienst, geen bewaartermijn voor u.
Wanneer is een goed moment om uw administratie op te ruimen?
Het Nibud adviseert maart, omdat u dan toch veel opzoekt voor de belastingaangifte. Staat er een verhuizing gepland, sorteer dan vooraf wat mee moet en wat weg mag (zie ook de verhuischecklist). Oude documenten met identiteits- en adresgegevens die weg mogen, versnippert of verscheurt u, zoals Rijksoverheid aanraadt.
Waar laat u bedrijfsarchief dat nog jaren moet blijven?
Archief dat u weinig raadpleegt, kan buiten kantoor in externe archiefopslag staan; volgens De Kievit nemen zulke dossiers op kantoor soms jarenlang ruimte in. De termijn bepaalt hoe lang een stuk blijft, het gebruik bepaalt waar het kan staan. Voor bedrijven verzorgt De Kievit archiefverhuizing en archiefopslag. Noteer per doos de documentsoort en het boekjaar, dan ziet u later in de tabel voor ondernemers hoe lang die soort moet blijven.
Bronnen
Wetteksten in de versie die gold in . Het Nibud geeft advies, geen wettelijke regels.
- Belastingdienst: Administratie bewaren
- Belastingdienst: Hoe lang moet u gegevens bewaren?
- Belastingdienst: Hoe bewaart u uw administratie?
- Belastingdienst: Uw facturen bewaren
- Belastingdienst: Btw melden via het eenloketsysteem
- Belastingdienst: Herziening btw na aankoop van een onroerende zaak
- Belastingdienst: Informatieplicht
- Belastingdienst: Navorderingsaanslag
- Belastingdienst: Voorwaarden aftrek zorgkosten
- Belastingdienst: Checklist zorgkosten
- Belastingdienst: Verzoek om een beslissing over een toeslag te herzien
- Belastingdienst: Wat is een definitieve berekening?
- Belastingdienst: Hypotheekrente aftrekken
- Rijksoverheid: Hoe lang moet ik mijn financiële administratie bewaren?
- Rijksoverheid: Welke garanties heb ik op een product?
- Rijksoverheid: Identiteitsfraude voorkomen
- Rijksoverheid: Hoe bescherm ik mijn bedrijf tegen identiteitsfraude?
- Rijksoverheid: Wat moet ik als werkgever doen om te voldoen aan de identificatieplicht?
- Ondernemersplein: Stappenplan administratie onderhouden
- Ondernemersplein: Identiteitsbewijs controleren en bewaren
- KVK: Wat zet je wel of juist niet in een personeelsdossier?
- Kadaster: Koopakte kwijt
- Nibud: Stappenplan administratie bijhouden
- Algemene wet inzake rijksbelastingen: administratieplicht
- Algemene wet inzake rijksbelastingen: navordering
- Burgerlijk Wetboek Boek 2: boekhouding van rechtspersonen
- Burgerlijk Wetboek Boek 2: rechtspersonen
- Burgerlijk Wetboek Boek 3: administratieplicht van ondernemers
- Burgerlijk Wetboek Boek 7: klacht bij een consumentenkoop
- Wet op de omzetbelasting: onroerende zaken
- Wet op de omzetbelasting: Unieregeling
Meer artikelen
Uitschrijven bij de gemeente zonder nieuw adres
Binnen Nederland schrijft u zich niet uit als u nog geen nieuw adres heeft. Per situatie de route: logeeradres, briefadres of vertrek naar het buitenland.
Hoeveel weegt een piano? Gewicht per type
De rechte piano's in dit artikel wegen 193 tot 320 kg, de vleugels 261 tot 588 kg en de digitale piano's 11,1 tot 135 kg. Met het gewicht per model.
Archief digitaliseren of fysiek bewaren? Zo maakt u een uitvoerbaar plan
Als ondernemer mag u uw papieren archief onder voorwaarden scannen en de originelen vernietigen; twee stukken blijven op papier. Zo scant en ordent u.
Alle artikelen van De Kievit Verhuizingen staan op de pagina Nieuws.
Klaar om zorgeloos te verhuizen?
Vul uw gegevens in, dan ontvangt u een gratis en vrijblijvende offerte. Hoe meer u kwijt kunt over uw woning en inboedel, hoe preciezer de prijs.
9,4 uit 779 beoordelingen op Klantenvertellen