Archiefopslag

Ruimte voor uw archief

Dossiers die u weinig raadpleegt, nemen soms jarenlang ruimte in op kantoor. Externe archiefopslag kan die ruimte vrijmaken. Een archief dat u dagelijks gebruikt vraagt om andere afspraken dan documenten die u slechts af en toe opvraagt. Hoe lang u welke stukken moet bewaren, staat per documentsoort in ons artikel hoe lang administratie bewaren.

Maak voor uw aanvraag een schatting van de hoeveelheid. Noem bijvoorbeeld het aantal archiefdozen of de strekkende meters: de totale lengte die uw mappen naast elkaar op de planken innemen. Vermeld ook of er de komende tijd archief bij komt en vanaf wanneer u opslag zoekt.

Het archief overbrengen

Geef aan waar uw archief nu staat en of u hulp bij het ophalen of inpakken wilt. Denk bij de voorbereiding aan de bereikbaarheid van de ruimte, een eventuele verdieping en de volgorde waarin de dossiers mee moeten. Bespreek vooraf wie inpakt, hoe de dozen herkenbaar blijven en wanneer het archief kan worden overgebracht.

Gaat uw hele organisatie verhuizen? Lees dan ook over onze kantoorverhuizing, waarbij wij werken met rolcontainers en archiefbakken. Voor meubels en andere spullen vindt u informatie op de pagina inboedelopslag.

Toegang en archiefbeheer afstemmen

Ook tijdens de opslag kunt u een dossier nodig hebben. Geef daarom aan hoe vaak u stukken verwacht te raadplegen en hoe snel u ze dan nodig heeft. Bespreek voor de opslag begint:

• Wie namens uw organisatie stukken mag opvragen en wie het aanspreekpunt is.
• Hoe u een doos of dossier herkent, bijvoorbeeld met uw eigen nummering en een overzicht.
• Hoe opvragen, ophalen, terugbrengen en eventuele toegang tot het archief kunnen worden geregeld.
• Welke hulp u bij het beheer zoekt en welke taken uw organisatie zelf blijft uitvoeren.
• Welke eisen u heeft aan de opslag en de omgang met vertrouwelijke documenten.

Heeft u ook een vraag over registratie, selectie of vernietiging van stukken? Neem die mee in uw aanvraag, zodat duidelijk kan worden welke werkzaamheden mogelijk zijn en welke afspraken daarvoor nodig zijn. Twijfelt u tussen scannen en fysiek bewaren, lees dan ons artikel archief digitaliseren of fysiek bewaren.

Wat kost archiefopslag?

Vraag een prijsopgave voor uw eigen archief aan. Vermeld de geschatte hoeveelheid, de gewenste opslagduur en of u hulp zoekt bij het vervoer of beheer. Geef ook aan of u tijdens de opslag stukken wilt kunnen opvragen.

Laat in de offerte opnemen welke werkzaamheden en opslagperiode zijn inbegrepen. Vraag daarbij hoe eventuele ophaalritten, tussentijdse opvragen, extra archief en het terugbrengen aan het einde van de opslag worden berekend. Zo kunt u de afspraken en kosten voor uw situatie beoordelen.

Vraag een prijsopgave voor archiefopslag aan.

Archiefopslag aanvragen

Bel 077 - 32 32 100 of mail naar info@de-kievit.nl met als onderwerp Aanvraag archiefopslag.

Vermeld wat u al weet:

• Uw bedrijfsnaam, contactpersoon en telefoonnummer.
• Het aantal archiefdozen of een schatting van de strekkende meters.
• De gewenste startdatum en hoe lang u opslag verwacht nodig te hebben.
• De plaats waar het archief staat, als u het wilt laten ophalen.
• Uw vragen over toegang, beheer en kosten.

Is de hoeveelheid of opslagduur nog niet bekend? Geef dat aan bij uw aanvraag; u kunt uw situatie ook telefonisch toelichten.