Archief digitaliseren of fysiek bewaren? Zo maakt u een uitvoerbaar plan
Uw offerte, gratis en vrijblijvend
Een persoonlijke prijs van het verhuisbedrijf dat Venlo al sinds 1910 kent. Vertel kort waar u vandaan komt, waar u naartoe gaat en wanneer u de sleutel krijgt, dan nemen wij binnen 24 uur contact met u op en ontvangt u een offerte waarin precies staat wat wij doen en wat het kost.
Als ondernemer mag u uw papieren archief digitaliseren en de originelen daarna vernietigen. Voorwaarde is dat de scans een juiste en volledige weergave zijn, de hele bewaartermijn beschikbaar blijven en binnen redelijke tijd leesbaar te maken zijn. Alleen de op papier gestelde balans en staat van baten en lasten bewaart u altijd op papier. Wat u zelden raadpleegt, kunt u ook fysiek bewaren.
Bent u particulier, dan heeft u geen bewaarplicht en zijn deze regels voor u geen plicht. Het scannen doet u zelf of laat u doen door een scanpartij die u zelf kiest. Wat op papier blijft, kan op kantoor staan of in archiefopslag voor bedrijven, die De Kievit verzorgt; het scannen zelf doet De Kievit niet.
Mag u uw archief scannen en het papier weggooien?
Ja, met één uitzondering. De Algemene wet inzake rijksbelastingen staat in artikel 52 lid 5 toe dat gegevens naar een andere gegevensdrager worden overgebracht en daar worden bewaard. Alleen de op papier gestelde balans en staat van baten en lasten vallen daarbuiten.
Het Burgerlijk Wetboek bevat dezelfde regel voor rechtspersonen. Een aparte bepaling in hetzelfde wetboek, artikel 3:15i lid 2, past die ook toe op wie een bedrijf of zelfstandig een beroep uitoefent. Waarom juist die twee stukken? Volgens hetzelfde wetboek moet het bestuur van een rechtspersoon ze jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar maken en op papier stellen.
Voor facturen en bonnetjes maakt de Belastingdienst het concreet. U mag ze scannen en digitaal bewaren, als de scan een juiste en volledige weergave van het origineel is en de echtheidskenmerken ook worden opgeslagen. Voldoet u daaraan, dan hoeft u de originele facturen en bonnetjes niet te bewaren.
Andersom ligt het strenger. Digitale facturen bewaart u in de vorm waarin u ze verstuurde of ontving: u drukt ze niet af, maar slaat ze digitaal op. Computerbestanden afdrukken en daarna verwijderen mag volgens de Belastingdienst alleen bij een kleine administratie die binnen een redelijke termijn te controleren is.
Of u zelf scant of een scanpartij inschakelt, verandert niets aan deze regels. Dat is onze lezing van de belastingwet: de bewaarplicht hoort bij uw eigen administratie, en de wet legt haar bij wie die administratie moet bijhouden.
Voor particulieren werkt het anders. Een particulier heeft volgens de Belastingdienst geen bewaarplicht, al is het wel verstandig om bonnetjes, bankafschriften of andere bewijsstukken te bewaren. Wilt u thuis papieren digitaliseren, dan zijn de voorwaarden hieronder voor u een bruikbare werkwijze, geen verplichting.
Voorwaarden
De voorwaarden voor scannen en vernietigen
Pas als uw scans aan alle voorwaarden voldoen, mag het papier weg. Die voorwaarden staan verspreid over de wet en de pagina's van de Belastingdienst; hier staan ze bij elkaar, met voor wie ze gelden.
Voorwaarden voor het bewaren van gescande stukken zonder het papieren origineel
| Voorwaarde | Waar het staat | Voor wie of wat |
|---|---|---|
| Juiste en volledige weergave van de gegevens | Belastingwet en Burgerlijk Wetboek | Ondernemers en rechtspersonen met een bewaarplicht |
| Beschikbaar gedurende de volledige bewaartijd | Belastingwet en Burgerlijk Wetboek | Ondernemers en rechtspersonen met een bewaarplicht |
| Binnen redelijke tijd leesbaar te maken | Belastingwet en Burgerlijk Wetboek | Ondernemers en rechtspersonen met een bewaarplicht |
| Controle door de inspecteur binnen een redelijke termijn mogelijk | Belastingwet | De administratie en de gegevensdragers |
| Echtheidskenmerken mee opgeslagen | Belastingdienst, facturen bewaren | Gescande facturen en bonnetjes |
| Programma's en bestanden bruikbaar bij een controle | Belastingdienst, hoe u uw administratie bewaart | Wie digitaal bewaart |
| Uitzondering: blijft op papier | Belastingwet en Burgerlijk Wetboek | De op papier gestelde balans en staat van baten en lasten |
Bron: de wetteksten op wetten.overheid.nl en de pagina's van de Belastingdienst, peildatum . Redelijke tijd en redelijke termijn zijn in deze bronnen niet in dagen of weken uitgedrukt.
Ook moeten de administratie en de gegevensdragers zo worden bewaard, dat de inspecteur ze binnen een redelijke termijn kan controleren; zo staat het in artikel 52 lid 6 van de belastingwet. Hoe lang die termijn is, staat er niet bij. Voor gescande facturen geldt volgens de factuurpagina van de Belastingdienst hetzelfde: ook die digitale administratie bewaart u de hele bewaartermijn, en ze moet binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn.
Bewaart u digitaal, dan zorgt u er volgens de Belastingdienst voor dat die uw programma's en bestanden bij een controle kan gebruiken. Bestanden in een andere vorm bewaren kan wel. Twijfelt u over de vorm, dan kunt u met de Belastingdienst afspraken maken over de vorm waarin u gegevens bewaart, digitaal of op papier, en over hoe gedetailleerd. Die afspraken legt de Belastingdienst schriftelijk vast.
Voor de details verwijst de factuurpagina naar de brochure “Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht”. Die brochure is een uitgave van . Dit artikel volgt daarom de actuele pagina's van de Belastingdienst en de wettekst; leest u de brochure toch, houd dan rekening met haar leeftijd.
Digitaliseren, fysiek bewaren of een mengvorm
Scannen betekent niet vanzelf dat het papier weggaat. In zijn handreiking vervanging archiefbescheiden maakt het Nationaal Archief voor de overheid dat onderscheid. Bij digitaliseren ontstaan digitale kopieën en blijven de papieren versies gelden; bij vervanging nemen de reproducties de plaats in van de originelen, die worden vernietigd. Over vervanging schrijft het Nationaal Archief: “Vervanging is een onomkeerbaar proces. Daarom is de kwaliteit van de reproducties cruciaal.”
Voor een bedrijfsarchief levert dat vier vormen op. U kunt per documentsoort een andere vorm kiezen.
Vier vormen voor een papieren archief
| Vorm | Wat er met het papier gebeurt | Wat u regelt |
|---|---|---|
| Scannen en het papier vernietigen | De scan komt in de plaats van het origineel. Niet voor de balans en de staat van baten en lasten. | De voorwaarden uit de wet, een proef vooraf, reservekopieën en het vernietigen van het papier |
| Scannen en het papier bewaren | De scan is een werkkopie; het papier blijft het origineel. | Opslag van de bestanden en opslag van de dozen |
| Fysiek bewaren | Het papier blijft het archief, op kantoor of in archiefopslag. | Ruimte, een overzicht van de dozen en afspraken over opvragen |
| Mengvorm | Per documentsoort een van de drie vormen hierboven. | Een archiefplan dat per soort de vorm vastlegt |
Indeling van De Kievit op basis van de begrippen van het Nationaal Archief en de wetteksten in dit artikel, peildatum .
Begin bij de vraag hoe vaak u stukken raadpleegt. Een archief dat u dagelijks gebruikt, vraagt om andere afspraken dan documenten die u slechts af en toe opvraagt. Bij archiefopslag vraagt De Kievit daarom vooraf hoe vaak u stukken verwacht te raadplegen en hoe snel u ze dan nodig heeft. Wat u vaak zoekt, wordt doorzoekbaar als u het scant naar PDF met tekstherkenning; wat u zelden opvraagt, kan ook in dozen blijven.
Kijk daarna welke vorm al vastligt. Twee stukken blijven op papier, en digitale facturen blijven digitaal. Voor de rest kiest u zelf.
Weeg ook de bewaartermijn mee. Een stuk dat binnenkort weg mag, vraagt een andere afweging dan een stuk dat nog lang moet blijven. De termijnen per documentsoort vallen buiten dit artikel; voor facturen noemt de Belastingdienst ze op de pagina uw facturen bewaren.
Bevat een documentsoort persoonsgegevens of andere vertrouwelijke informatie, dan telt ook mee wie erbij kan. Dat speelt bij papier en bij bestanden; de sectie over persoonsgegevens gaat daar verder op in.
Een bedrag hangt af van uw eigen archief en afspraken, dus zet per vorm op een rij wat meetelt. Bij digitaliseren zijn dat het scannen, het controleren, de opslag van bestanden en reservekopieën en het vervangen van opslagmedia. Bij archiefopslag gaat het om de opslag zelf en om ophaalritten, tussentijdse opvragen, extra archief en het terugbrengen aan het einde.
Zo maakt u een uitvoerbaar plan
Dit plan is onze eigen ordening. Elke stap rust op de wet, de Belastingdienst, de Rijksoverheid of het Nationaal Archief; waar een stap een werkwijze is en geen regel, staat dat erbij. Begin met een overzicht per documentsoort, zoals in het schema hieronder.
Uw archiefplan: in te vullen per documentsoort
| Documentsoort | Bewaartermijn | Vorm: papier, digitaal of weg | Waar het staat | Wie het beheert | Wanneer het weg mag |
|---|---|---|---|---|---|
| Balans en staat van baten en lasten | Papier | ||||
| Digitale facturen, verstuurd of ontvangen | Digitaal | ||||
| Papieren facturen en bonnetjes | Digitaal na een goede scan, of papier | ||||
| Uw eigen documentsoort | |||||
| Uw eigen documentsoort |
Invulschema van De Kievit. De vorm in de eerste drie rijen volgt uit de wet en de Belastingdienst, peildatum ; de overige cellen vult u zelf in. Bewaartermijnen staan niet in dit schema.
Breng in kaart wat u heeft
Zet per documentsoort in het schema wat het is, waar het staat en wie het beheert. Noteer meteen wat al digitaal binnenkomt: digitale facturen bewaart u digitaal en drukt u niet af.
Zet apart wat op papier blijft
De op papier gestelde balans en staat van baten en lasten komen niet op de scanstapel; die bewaart u op papier volgens de belastingwet. Twijfelt u bij andere stukken over de vorm, leg de vraag dan aan de Belastingdienst voor.
Kies per soort de vorm
Vul per rij papier, digitaal of weg in. Gebruik daarvoor wat u in de vorige sectie las: hoe vaak u het stuk opvraagt, of het vertrouwelijk is en hoe lang het nog moet blijven. Haal dubbele exemplaren en overbodige kopieën er vooraf uit, dan gaan ze ook niet mee de scanner in.
Leg scaninstellingen en namen vast
Spreek vooraf af hoe er gescand wordt, door uzelf of door de scanpartij: resolutie, kleur en bestandsformaat. Spreek ook af wie de stukken scanklaar maakt: nietjes, paperclips en klemmen gaan eruit voordat de stukken door de documentinvoer gaan. Kies volgens het Nationaal Archief één structuur voor unieke en logische bestandsnamen en pas die consequent toe, zonder spatie, punt, komma of andere vreemde tekens. Neem een datum op in een vaste volgorde, bijvoorbeeld JJJJMMDD, zoals in JJJJMMDD_inkoopfactuur_leveranciersnaam, en bewaar bestanden die bij elkaar horen in één map.
Leg ook vast welke metagegevens u bij elke scan bewaart. Metagegevens beschrijven de kenmerken van een bestand, zoals de naam, het moment van maken, de taal en het bestandsformaat. In de handreiking voor overheidsorganen staat dat de scansoftware de metadata in het bestand zelf opslaat, in de zogenaamde header; dat kunt u als voorbeeld volgen.
Doe eerst een proef met één map
Dit is een werkwijze, geen norm: een controlelijst voor een proefbatch. Scan één map en leg elke scan naast het origineel. Staat elke pagina erin, is de tekst leesbaar en doorzoekbaar, en staan de echtheidskenmerken die u op het papier ziet ook op de scan? Zo toetst u de eis van een juiste en volledige weergave voordat het hele archief aan de beurt is.
Bewaar de bestanden op twee plekken
De wet vraagt dat de scans de volledige bewaartijd beschikbaar blijven. Het Nationaal Archief geeft daarvoor in zijn handleiding voor particulieren en kleine organisaties concrete adviezen: kopieer naar twee verschillende soorten opslagmedia en bewaar reservekopieën op twee verschillende locaties, bijvoorbeeld in de cloud en op een externe harde schijf. Vervang de opslagmedia uiterlijk om de vijf jaar en controleer de data minimaal één keer per jaar, bijvoorbeeld met een controlecijfer (checksum).
Slaat u extern op, dan moet volgens dezelfde handleiding duidelijk zijn wie over de data kan beschikken, zowel tijdens het gebruik van de dienst als bij een eventueel faillissement.
Vernietig het papier pas daarna
Voldoen de scans aan de voorwaarden, dan hoeft het papieren origineel volgens de voorwaarden van de Belastingdienst niet meer te blijven. Weggooien is definitief, dus vernietig pas na de controle. Versnipper of verscheur oude documenten met identiteits- en adresgegevens, en vernietig gegevens op oude computers en telefoons, zoals de Rijksoverheid aanraadt.
Houd de termijnen bij
Houd relevante bewaartermijnen in de gaten: sommige informatie moet een bepaalde tijd blijven en mag daarna worden vernietigd, schrijft het Nationaal Archief. Zijn persoonsgegevens niet meer nodig, dan gooit u ze weg of maakt u ze anoniem, aldus Ondernemersplein. Vul in het schema per soort in wanneer het weg mag, ook voor de dozen die u fysiek bewaart.
Scankwaliteit en bestandsformaat: het voorbeeld van de overheid
De Belastingdienst noemt op de factuurpagina geen resolutie en geen bestandsformaat. Daar gaat het om een juiste en volledige weergave van het origineel, met de echtheidskenmerken. Zoekt u houvast voor de instellingen, dan kunt u kijken wat het Nationaal Archief voor overheidsorganen beschrijft. Dat is een voorbeeld, geen eis voor uw organisatie.
Wat het Nationaal Archief voor overheidsorganen noemt
| Onderwerp | Voorbeeld van de overheid |
|---|---|
| Resolutie voor tekstherkenning | Standaard A4-documenten op minimaal 300 ppi; volgens de Metamorfoze-richtlijnen is die resolutie nodig voor een minimale scherpte van 5 lp/mm |
| Zwart-witte tekst | Bij uitsluitend zwart-witte, niet handgeschreven tekst van goede kwaliteit, zoals een goede laserprint, kan eventueel 200 ppi volstaan |
| Kleur | Scannen in kleur geeft bij tekstherkenning (OCR) aanzienlijk betere resultaten |
| Doorzoekbaar | In PNG en JPEG is niet in tekst te zoeken; in PDF wel, als OCR is toegepast |
| JPEG | Gebruikt lossy compressie, wat de meeste archiefinstellingen niet acceptabel vinden |
| Duurzame documenten | Voor duurzaam toegankelijke documenten moet de overheid PDF/A-1 of PDF/A-2 toepassen; de norm Voorkeursformaten geldt voor alle lagen van de overheid |
| Rasterafbeeldingen | TIFF staat op voorkeur; voor tekstdocumenten is TIFF volgens de handreiking geen optimaal formaat, omdat het van tekst een plaatje maakt |
Bron: Nationaal Archief, Handreiking vervanging archiefbescheiden, bijgewerkt , en de lijst voorkeursformaten, peildatum . Waar de handreiking en de actuele lijst verschillen, volgt de tabel de lijst.
Voor particulieren en kleine organisaties heeft het Nationaal Archief een eigen handleiding. Duurzame bestandsformaten worden daarin omschreven als formaten die door meerdere soorten software worden ondersteund, open specificaties hebben en veel worden gebruikt. Als voorbeelden noemt de handleiding PDF/A, ODF, XML, PNG en OOXML.
Wie het voorbeeld van de overheid volgt, scant tekst dus naar PDF met tekstherkenning, in een duurzame vorm als PDF/A, en bewaart foto's en kaarten als TIFF. Neem die keuze op in de afspraken met uw scanpartij, of in uw eigen werkinstructie als u zelf scant.
Privacy
Persoonsgegevens in het archief
Zitten er persoonsgegevens in uw archief, op papier of straks in bestanden, dan staat daarvoor in de wet geen vaste bewaartermijn. U mag ze volgens Ondernemersplein wel niet langer bewaren dan noodzakelijk is.
Verliest u een laptop, tablet, usb-stick of papieren met niet-versleutelde persoonsgegevens, dan is dat volgens de AVG-checklist van Ondernemersplein een datalek. Een scan op een losse usb-stick valt daar dus net zo goed onder als een doos dossiers die zoekraakt. Een ernstig datalek meldt u volgens dezelfde checklist binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Beperk daarom de toegang, in elke vorm. De Rijksoverheid raadt bedrijven aan gevoelige documenten goed op te bergen en alleen medewerkers die ze echt nodig hebben toegang te geven. Dat geldt voor een map op de server net zo goed als voor een doos op de plank. Kiest u een scanpartij of een externe opslagdienst, stel dan dezelfde vragen over toegang die u voor uw eigen kantoor stelt.
Spreek ook regels af voor het bewaren en weggooien van documenten; ook dat noemt de Rijksoverheid. Het archiefplan in dit artikel is daar een begin van: per documentsoort staat erin wie het beheert en wanneer het weg mag.
Verhuismateriaal
Rolcontainers en archiefbakken, op tijd bij u
Wij zetten de rolcontainers, archiefbakken en computerboxen vooraf in uw pand neer, zodat elke afdeling zelf kan inpakken en op de verhuisdag alles per afdeling bij elkaar blijft. Na afloop halen wij ze weer op. Heeft uw archief tijdelijk of langer een andere plek nodig? Lees meer over onze archiefopslag.
Archiefopslag
Wat u afspreekt als het archief fysiek blijft
Blijft een deel van het archief op papier, dan kan het op kantoor blijven of naar archiefopslag. De Kievit verzorgt archiefverhuizing en archiefopslag voor bedrijven. Voor de opslag begint, stemt u deze punten met De Kievit af:
- De hoeveelheid: het aantal archiefdozen of de strekkende meters, de totale lengte die uw mappen naast elkaar op de planken innemen.
- Het overbrengen: wie inpakt, hoe de dozen herkenbaar blijven en wanneer het archief kan worden overgebracht.
- Het gebruik tijdens de opslag: hoe vaak u stukken verwacht te raadplegen en hoe snel u ze dan nodig heeft.
- Wie namens uw organisatie stukken mag opvragen en wie het aanspreekpunt is.
- Hoe u een doos of dossier herkent, bijvoorbeeld met uw eigen nummering en een overzicht.
- Hoe opvragen, ophalen, terugbrengen en eventuele toegang tot het archief worden geregeld.
- Welke eisen u heeft aan de opslag en de omgang met vertrouwelijke documenten.
Het archiefplan uit dit artikel helpt bij die afspraken. Wie het invult, heeft al een overzicht per documentsoort; dat vult u aan met uw eigen nummering van de dozen.
Heeft u ook een vraag over registratie, selectie of vernietiging van stukken? Neem die mee in uw aanvraag, zodat duidelijk kan worden welke werkzaamheden mogelijk zijn en welke afspraken daarvoor nodig zijn. Laat in de offerte opnemen hoe eventuele ophaalritten, tussentijdse opvragen, extra archief en het terugbrengen aan het einde van de opslag worden berekend.
Verhuist uw hele organisatie, dan reist het archief mee met de kantoorverhuizing. De Kievit werkt daarbij met rolcontainers en archiefbakken en zet die vooraf in uw pand neer, zodat elke afdeling zelf kan inpakken. Voor meubels en andere spullen is er inboedelopslag.
Welke wetten gelden voor digitaal archiveren?
Voor ondernemers en rechtspersonen gaat het vooral om de belastingwet en het Burgerlijk Wetboek; zodra er persoonsgegevens in het archief zitten, komt de privacywetgeving erbij. De Archiefwet is er voor de overheid.
Wetten rond het bewaren en digitaliseren van een archief
| Wet | Voor wie | Wat zij voor uw archief regelt |
|---|---|---|
| Algemene wet inzake rijksbelastingen | Wie een administratie moet bijhouden | Overbrengen naar een andere gegevensdrager mag, behalve de op papier gestelde balans en staat van baten en lasten; controle binnen een redelijke termijn |
| Burgerlijk Wetboek | Rechtspersonen, en via een verwijzing ook wie een bedrijf of zelfstandig een beroep uitoefent | Dezelfde regel als de belastingwet; het bestuur stelt de balans en de staat van baten en lasten op papier |
| Privacywetgeving (AVG) | Ondernemers met persoonsgegevens, volgens de uitleg van Ondernemersplein | Geen vaste termijn, niet langer bewaren dan noodzakelijk; verlies van niet-versleutelde gegevens is een datalek |
| Archiefwet 1995 | Overheidsorganen | Archiefbescheiden geordend en toegankelijk bewaren; vervangen door reproducties mag |
| Archiefwet 2026 | De hele overheid, vanaf 1 januari 2027 | Een nieuwe wet, toegespitst op het digitale tijdperk |
Bron: wetten.overheid.nl, Belastingdienst, Ondernemersplein, Rijksoverheid en Nationaal Archief, peildatum .
De Archiefwet 1995 legt de plicht om archiefbescheiden geordend en toegankelijk te bewaren bij overheidsorganen. De zorgdrager mag archiefbescheiden vervangen door reproducties en de vervangen stukken vernietigen. Volgens de handreiking van het Nationaal Archief stelt deze wet geen expliciete eisen aan de techniek van de reproductie en schrijft zij geen bestandsformaten voor.
Een handleiding van het Nationaal Archief uit zegt dat de Archiefwet niet geldt voor bedrijven, stichtingen, verenigingen of personen. Die tekst is van vóór de nieuwe wet. De Archiefwet 2026 treedt op 1 januari 2027 in werking; de Rijksoverheid beschrijft haar als wet voor de hele overheid, van ministeries en Hoge Colleges van Staat tot provincies, gemeenten en waterschappen.
Veelgestelde vragen
Vragen over
archief digitaliseren
Meer antwoorden staan bij de veelgestelde vragen over verhuizen en opslag van De Kievit.
Welke stukken bewaart u altijd op papier?
Als ondernemer of rechtspersoon alleen de op papier gestelde balans en staat van baten en lasten. De Algemene wet inzake rijksbelastingen staat toe dat u gegevens onder voorwaarden naar een andere gegevensdrager overbrengt, maar zondert die twee stukken uit; het Burgerlijk Wetboek bevat dezelfde regel voor rechtspersonen en, via een aparte bepaling, voor wie een bedrijf of zelfstandig een beroep uitoefent. Digitale facturen gaan de andere kant op: die bewaart u volgens de Belastingdienst digitaal en drukt u niet af.
Mag u gescande facturen en bonnetjes weggooien?
Ja, als de scan een juiste en volledige weergave van het origineel is en de echtheidskenmerken ook worden opgeslagen; dan hoeft u de originele facturen en bonnetjes volgens de Belastingdienst niet te bewaren. Ook die digitale administratie bewaart u de hele bewaartermijn, en ze moet binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn. Weggooien is definitief, dus vernietig het papier pas als u de scans heeft gecontroleerd.
Kunt u het scannen uitbesteden?
Ja, u scant zelf of laat het doen door een scanpartij die u zelf kiest; De Kievit doet het scannen niet. Aan de regels verandert dat niets: dat is onze lezing van de belastingwet, die de bewaarplicht legt bij wie de administratie moet bijhouden. Spreek vooraf met de scanpartij af hoe er gescand wordt: resolutie, kleur en bestandsformaat.
Met welke resolutie en in welk formaat scant u uw archief?
De Belastingdienst noemt op de factuurpagina geen resolutie en geen bestandsformaat, alleen een juiste en volledige weergave van het origineel met de echtheidskenmerken. Zoekt u houvast, dan kunt u het voorbeeld volgen dat het Nationaal Archief voor overheidsorganen beschrijft: standaard A4-documenten op minimaal 300 ppi voor tekstherkenning. Tekst scant u dan naar PDF met tekstherkenning (OCR), in een duurzame vorm als PDF/A, want in PNG en JPEG is niet in tekst te zoeken. Dat is een voorbeeld, geen eis voor uw organisatie.
Hoe bewaart u de scans, zodat ze beschikbaar blijven?
Op twee verschillende soorten opslagmedia, met reservekopieën op twee verschillende locaties, bijvoorbeeld in de cloud en op een externe harde schijf; dat adviseert het Nationaal Archief in zijn handleiding voor particulieren en kleine organisaties. Vervang de opslagmedia volgens dezelfde handleiding uiterlijk om de vijf jaar en controleer de data minimaal één keer per jaar. Slaat u extern op, dan moet duidelijk zijn wie over de data kan beschikken, tijdens het gebruik van de dienst en bij een eventueel faillissement.
Wat zijn strekkende meters archief?
De totale lengte die uw mappen naast elkaar op de planken innemen. Met die maat, of met het aantal archiefdozen, geeft u bij uw aanvraag voor archiefopslag bij De Kievit een schatting van de hoeveelheid. Noem daarbij ook hoe vaak u stukken verwacht te raadplegen en hoe snel u ze dan nodig heeft, want een archief dat u dagelijks gebruikt, vraagt om andere afspraken dan documenten die u slechts af en toe opvraagt.
Hoe verhuist het archief mee bij een kantoorverhuizing?
In rolcontainers en archiefbakken, die De Kievit vooraf in uw pand neerzet, zodat elke afdeling zelf kan inpakken. De verhuizers weten hoe een dossierarchief hoort te reizen, en waar nodig verhuist De Kievit in de avond of het weekend. Voor de andere punten van de verhuizing is er de verhuischecklist van De Kievit.
- Algemene wet inzake rijksbelastingen, bewaarplicht en overbrengen van gegevens (wetten.overheid.nl), versie geldend vanaf
- Burgerlijk Wetboek Boek 2, administratie van rechtspersonen (wetten.overheid.nl), versie geldend vanaf
- Burgerlijk Wetboek, administratie van ondernemers en zelfstandigen (wetten.overheid.nl), versie geldend vanaf
- Belastingdienst, uw facturen bewaren
- Belastingdienst, hoe bewaart u uw administratie
- Belastingdienst, administratie bewaren
- Belastingdienst, informatieplicht voor particulieren
- Belastingdienst, brochure Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht, uitgave
- Nationaal Archief, Handreiking vervanging archiefbescheiden, bijgewerkt , geschreven voor overheidsorganen
- Nationaal Archief, lijst voorkeursformaten
- Nationaal Archief, norm Voorkeursformaten
- Nationaal Archief, metagegevens
- Nationaal Archief, Eerste hulp bij digitaal archiveren voor particulieren en kleine organisaties,
- Archiefwet 1995, zorg voor archiefbescheiden (wetten.overheid.nl), versie geldend vanaf
- Archiefwet 1995, vervanging door reproducties (wetten.overheid.nl), versie geldend vanaf
- Rijksoverheid, nieuwe Archiefwet maakt overheid transparanter,
- Nationaal Archief, Archiefwet 2026 gepubliceerd in Staatsblad
- Ondernemersplein, privacywetgeving (AVG): checklist voor ondernemers
- Ondernemersplein, stappenplan administratie onderhouden
- Rijksoverheid, identiteitsfraude voorkomen
- Rijksoverheid, hoe bescherm ik mijn bedrijf tegen identiteitsfraude
- De Kievit Verhuizingen, archiefopslag
- De Kievit Verhuizingen, kantoorverhuizing
Meer artikelen
Uitschrijven bij de gemeente zonder nieuw adres
Binnen Nederland schrijft u zich niet uit als u nog geen nieuw adres heeft. Per situatie de route: logeeradres, briefadres of vertrek naar het buitenland.
Hoeveel weegt een piano? Gewicht per type
De rechte piano's in dit artikel wegen 193 tot 320 kg, de vleugels 261 tot 588 kg en de digitale piano's 11,1 tot 135 kg. Met het gewicht per model.
Hoe lang administratie bewaren? Een overzicht per documentsoort
Ondernemers bewaren hun administratie 7 jaar, onroerende zaken 10 jaar. Particulieren hebben geen bewaarplicht, 5 jaar is verstandig. Per documentsoort.
Alle artikelen van De Kievit Verhuizingen staan op de pagina Nieuws.
Klaar om zorgeloos te verhuizen?
Vul uw gegevens in, dan ontvangt u een gratis en vrijblijvende offerte. Hoe meer u kwijt kunt over uw woning en inboedel, hoe preciezer de prijs.
9,4 uit 779 beoordelingen op Klantenvertellen